Het jaar zit er bijna op, tijd dus voor de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Steeds meer leidinggevenden en medewerkers zetten vraagtekens bij deze jaarlijkse rituele dans. De HR-cyclus is voor velen een verplicht nummer. Dat is zonde, want er is veel meer uit te halen. Waar gaat het mis? Hoe kun je deze ontmoeting, die soms aanvoelt als een vonnis, veranderen in een positieve gebeurtenis? Welke elementen zorgen ervoor dat je echte communicatie ervaart, die verder gaat dan het invullen van papierwerk voor de HR afdeling?

Achterhaald

De hele evaluatiecyclus haaks op de huidige trend waarin werknemers zelf verantwoordelijk worden gesteld voor hun ontwikkeling en prestaties. De oude stijl waarbij de baas de ondergeschikte beoordeelt past in een tijd waarin men uitging van leiderschap op basis van hiërarchie. In het huidige tijdperk waarin teams belangrijker zijn dan structuren en management op basis van respect en voorbeeld een vereiste is, is er geen plaats meer voor deze oordeelgerichte aanpak. Steeds meer leidinggevenden die ik spreek voelen zich niet op hun gemak bij deze ‘rechter-beklaagde’-sfeer, omdat dit niet past bij de werkrelatie die ze tijdens de rest van het jaar proberen vorm te geven.

Mét elkaar in gesprek

Een doeltreffend alternatief is het ontwikkelingsgesprek. Dat is meer dan een andere naamgeving. In het ontwikkelingsgesprek is er aandacht voor de ontwikkeling van de medewerker, maar ook voor de ontwikkeling van de leidinggevende en van de organisatie. De nadruk ligt hierbij op het beeld dat de medewerker heeft van zijn eigen prestaties door middel van een concrete evaluatie van zijn resultaten. Vervolgens wordt de leidinggevende gevraagd om zijn mening te geven op basis van concrete en objectieve feiten. Praten over resultaten, in plaats van functioneren is minder vaag, minder persoonlijk en een gelijkwaardiger vorm van omgang die beter past bij de huidige werkrelaties.

Voer een ontwikkelingsgesprek

Om een succesvol ontwikkelingsgesprek te voeren is het nodig dat zowel de werknemer als de leidinggevende zich schriftelijk voorbereiden op het gesprek. Het succes van het ontwikkelingsgesprek wordt in grote mate bepaald door het vermogen van de leidinggevende om goede open vragen te stellen, te luisteren naar de ideeën en behoeften van de medewerker en eerlijke observaties te doen. De volgende stappen kunnen hierbij helpen.

  1. Het verleden – De eerste stap is de medewerker helpen om zijn inspanningen en resultaten te bespreken door bijvoorbeeld te vragen: ‘Waarover was je in de afgelopen periode bijzonder tevreden en waarom?’, ‘Wat was jouw beste prestatie?’ en ‘Wat gaf jou de meeste voldoening?’. Vervolgens bevestig je de analyse van de medewerker en noem je eventueel aanvullende successen. Door complimenten te geven weet de medewerker zich erkend en gewaardeerd en dat is belangrijk, zowel voor hem als voor de onderneming. Psychologisch onderzoek toont aan dat de optimale verhouding tussen complimenten en kritiek vier op één is. Met andere woorden: je moet vier keer meer positieve feedback geven dan negatieve om ‘per saldo’ geloofwaardig over te komen. De vooronderstelling is hier dat de prestaties van de medewerker in kwestie tenminste voldoende zijn.
  2. Het heden Alles waar je aandacht aan besteedt groeit. Zorg er dus voor dat je als leidinggevende weet wat de sterke punten zijn van de medewerker die je spreekt en achterhaal hoe je hem kunt helpen om deze verder te ontwikkelen. Blijf open vragen stellen zoals: ‘Wat gaat er goed?’, ‘Wat zie je als jouw sterke punten?’ en ‘Wat vind je het leukst om te doen?’. Hierdoor help je de medewerker om zijn capaciteiten te herkennen. Geef vervolgens jouw mening zodat hij ontdekt wat jouw beeld is van zijn prestaties. Vraag ook hoe de werknemer jouw hulp ervaart en wat er stimulerend werkt in de organisatie en wat niet. Op die manier kun je eventuele belemmeringen vroegtijdig signaleren en stimuleer je de betrokkenheid van de medewerker bij het vinden van oplossingen 
  3. De toekomst Tijdens dit onderdeel analyseren jullie samen de gemaakte fouten en creëer je een plan van aanpak waardoor de medewerker kan profiteren van zijn sterke punten en motivatie. Op die manier worden mislukkingen in het verleden omgezet in een uitdaging voor toekomstig succes. Vervolgens help je de medewerker om zijn doelen te kiezen door vragen te stellen zoals: ‘Welke doelstelling(en) stel je voor te gaan realiseren en binnen welke tijdslimiet?’, ‘Op welk gebied wil je je ontwikkelen?’ en ‘Wat zijn je persoonlijke punten ter verbetering?’. Ook hier helpen open vragen de werknemer om doelstellingen concreet en meetbaar te maken zodat duidelijk wordt wanneer deze gehaald zijn. Door hulp aan te bieden ervaart de medewerker dat je bereid bent om mee te werken aan zijn succes en laat je jouw betrokkenheid zien. Als leidinggevende dien je er zeker van te zijn dat de doelen van de werknemer overeenstemmen met de doelstellingen van de organisatie als geheel. De medewerker moet worden aangespoord om zijn krachten niet te over- of onderschatten. Afhankelijk van de uitkomsten plan je één of meerdere vervolggesprekken om de afgesproken resultaten te evalueren.

Kortom: Voer een goed gesprek door te vragen naar behaalde successen en huidige sterke punten van de medewerker. Geef vervolgens jouw beeld en stel je open voor zijn feedback ten aanzien van jou en de organisatie. Maak tot slot samen slimme plannen die leiden tot zichtbare resultaten; plannen waar jullie enthousiast van worden en waardoor de medewerker zich ontwikkelt op een manier die waardevol is voor hemzelf en voor de organisatie.

Bronnen:

Schaf maar af dat beoordelingsgesprek”, 2012 (Irene Schoemakers)
Zet de scene voor uw volgende beoordelingsgesprek” (Krauthammer)

Laat je inspireren!

Vul hieronder je naam en mailadres in en ontvang voortaan 6-8x per jaar de gratis inspiratie-mail over organisch leiderschap, wendbaarheid en zelforganisatie.

Gefeliciteerd met je inschrijving. Zie je mailbox voor de bevestigingsmail.

Share This